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Guide de l'IETT


Présentation de l'IETT


Direction de l'IETT


Directrice : Sibylle Goepper, PU études germaniques (bureau 413)
Contact : direction.iett@univ-lyon3.fr (destinataires Sibylle Goepper et Julie Sylvestre)


Comité directeur

  • Gwennaël Gaffric, PU études chinoises
  • Lawrence Gasquet, PU études anglophones
  • Pierre-Antoine Pellerin, MCF études anglophones
  • Elisabeth Vauthier, PU émérite études arabes
  • Min Sook Wang, MCF études coréennes
Contact : comitedirecteur.iett@univ-lyon3.fr


Coordinatrice de l'IETT


Julie Sylvestre (bureau 401)
Contact : julie.sylvestre@univ-lyon3.fr
Tél. : 04 26 31 87 78

Adresse physique :
Maison Internationale des Langues et des Cultures (MILC)
35 rue Raulin, 4e étage, 69007 Lyon

Adresse postale :
IETT, 18 rue Chevreul, 69007 Lyon


Représentant.es élu.es des doctorant.es

  • Raphaël Laloue (études anglophones)
  • Lena Osty (études anglopphones)
  • Camille Rivoire (études anglophones)
  • Étienne Roy (études anglophones
Contact : elusdoctorants.iett@univ-lyon3.fr


Responsables d’axes 


Vecteur transversal : Normes, savoir et (dés)ordre - Lawrence Gasquet (lawrence.gasquet@univ-lyon3.fr)
Axe 1 : Genre, sexualités - Pierre-Antoine Pellerin (pierre-antoine.pellerin@univ-lyon3.fr)
Axe 2 : Écologie, futurisme, biens communs - Gwennaël Gaffric (gwennael.gaffric1@univ-lyon3.fr)
Axe 3 : Espace, migrations, identités - Jacqueline Estran (jacqueline.estran@univ-lyon3.fr), Min Sook Wang (min-sook.wang@univ-lyon3.fr)
Axe 4 : Formes, médiation, transmission - Sibylle Goepper (sibylle.goepper@univ-lyon3.fr)
Présentation scientifique de l’IETT : https://iett.univ-lyon3.fr/vecteurs-de-recherche 
 

Gouvernance de l’IETT 


Cellule Budget : Stéphanie Bory, Irène Delcourt (budget.iett@univ-lyon3.fr)
Cellule Communication : Julien Bouvard, Gwennaël Gaffric, Rémy Gareil, Nathalie Mandon (communication.iett@univ-lyon3.fr)
Cellule Edition : Marion Bourdeau, Julien Bouvard, Margot Damiens, Elisabeth Vauthier (edition.iett@univ-lyon3.fr)
Cellule Manifestations scientifiques : Jacqueline Estran, Gwennaël Gaffric, Lawrence Gasquet, Pierre-Antoine Pellerin, Min Sook Wang (manifestations.iett@univ-lyon3.fr)
Cellule Vie doctorale : Uta Nowak, représentants des doctorants (viedoctorale.iett@univ-lyon3.fr)
 

Communication et diffusion


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Comment organiser une manifestation scientifique ?


Pour tout projet, lancer la procédure bien à l'avance, en particulier pour les colloques (1 an de préférence).
 

Avant la manifestation

 
Étape 1

PRENDRE CONTACT AVEC LA CELLULE MANIFESTATIONS SCIENTIFIQUES grâce à la fiche « Proposition de manifestation scientifique » en mettant la direction en copie. Utilisez les adresses suivantes : manifestations.iett@univ-lyon3.fr, direction.iett@univ-lyon3.fr 
au moins 3 mois avant la date de l'événement prévu (colloque, journée d'études)
au moins 1 mois (conférence)
► La fiche "Proposition de manifestation scientifique" est à télécharger sur le site de l'IETT sur la page "Ressources" (https://iett.univ-lyon3.fr/ressources)

Étape 2

Après la validation scientifique de la proposition par la cellule Manifestations scientifiques (composée des responsables d'axe), PRENDRE CONTACT AVEC LA CELLULE BUDGET pour lui soumettre le projet financier : budget.iett@univ-lyon3.fr

Étape 3

À l’issue de ces étapes :
  • Adresser immédiatement à Julie Sylvestre la demande de RÉSERVATION DE SALLE : julie.sylvestre@univ-lyon3.fr (confirmation par mail requise). 
  • CONTACTER Julie Sylvestre pour le détail de la partie budget.
  • POUR LES MANIFESTATIONS A GROS BUDGET, MONTER UN DOSSIER « AIDE À LA RECHERCHE » À DEPOSER AUPRÈS DE LA DRED (Direction de la Recherche et des Etudes doctorales) : pour la transmission de l’appel à la DRED, se rapprocher de Julie Sylvestre.
Étape 4

Au moins un mois à l’avance, en collaboration avec Julie Sylvestre, demander aux participants hors Lyon 3 de RENSEIGNER LE FORMULAIRE Créacompte PERMETTANT DE LES INSCRIRE DANS LE LOGICIEL SIFAC, étape indispensable à toute prise en charge.

Étape 5

PRÉVOIR LES SUPPORTS DE COMMUNICATION. Pour la réalisation d’affiches, flyers, programmes, adresser une demande à Julie Sylvestre et au Service Edition (Sur la plateforme Cervoprint, effectuer une Commande avancée > Demande PAO au compte de l’IETT).

Étape 6

LANCER LES IMPRESSIONS DES AFFICHES ET DES PROGRAMMES un mois avant l’événement, auprès du Service Edition.

Étape 7

DIFFUSION/COMMUNICATION, un mois à l’avance minimum :
  • Demander à Julie Sylvestre de (1) publier l’annonce sur le site de l’IETT https://iett.univ-lyon3.fr/ et (2) d’envoyer un mail aux membres et doctorant.es de l’IETT un mois / 2 semaines / 3 jours avant l’événement.
  • ainsi qu’à la cellule Communication pour une diffusion sur les réseaux sociaux et le carnet Hypothèses : communication.iett@univ-lyon3.fr
Étape 8

MODIFIER LE BUDGET en fonction de l’aide allouée par la DRED (uniquement pour les manifestations à gros budget).

Étape 9

ASSURER LE SUIVI des ordres de missions des participants hors Lyon 3, ainsi que les réservations de billets de transport, hôtels, restaurants, buffets, pauses café, en s’adressant à Julie Sylvestre.

Étape 10

DEMANDE D’INSTALLATIONS/MATÉRIEL SPÉCIFIQUE, le cas échéant : tous les événements qui ont lieu au sein de l’Université nécessitent obligatoirement l’élaboration d’un dossier événementiel auprès du Service de la logistique. Celui-ci se charge de mettre en œuvre tous les moyens pour le bon déroulement de votre événement (sécurité, installations, assistance technique, etc.).


Après la manifestation

 
Étape 11

PRÉSENTER LE BILAN SCIENTIFIQUE ET FINANCIER dans les deux mois qui suivent la manifestation scientifique en collaboration avec Julie Sylvestre.

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Demande d'aide à la publication


Si vous avez un projet de publication individuelle ou collective :
 

Etape 1 : Dépôt de la demande d’aide à la publication

 

1/ Prendre contact avec la cellule EDITION en leur envoyant la fiche « Demande d'aide à la publication » remplie et en mettant la direction en copie. Utilisez les adresses suivantes : edition.iett@univ-lyon3.fr et direction.iett@univ-lyon3.fr
► La fiche "Demande d'aide à publication" est à télécharger sur le site de l'IETT sur la page "Ressources" (https://iett.univ-lyon3.fr/ressources)
Indiquer le montant exact de la somme demandée sur la fiche et y joindre le devis détaillé de la maison d’édition (indiquant lui aussi le montant exact de la subvention demandée), ainsi que le résumé / sommaire prévisionnel de l’ouvrage.

2/ La cellule édition gère la demande et informe la personne ayant émis la demande de sa décision et du montant de l’aide accordée
 

Etape 2 A : Mise en place et signature de la convention d’aide à la publication


Après avoir reçu le mail de la cellule édition confirmant que l’aide vous a été accordée, il faut mettre en place une convention entre l’université et la maison d’édition.
 
NB : si vous demandez une aide financière auprès de plusieurs organismes, attendez d’avoir obtenu confirmation de la part de chacun d’entre eux pour être sûr.e du montant que vous demandez à l’IETT.

Pour mettre en place la convention :

1/ Remplir la « Fiche de synthèse – Convention d’aide à la publication » et faire remplir par l’éditeur la « Convention d’aide à la publication ».
► Ces deux fiches sont à télécharger sur le site de l'IETT sur la page "Ressources" (https://iett.univ-lyon3.fr/ressources).

Une fois les deux documents remplis, les transférer, avec le devis détaillé, à Mathieu Soucher (mathieu.soucher@univ-lyon3.fr) et à Marie-Alice Virolleaud (marie-alice.virolleaud@univ-lyon3.fr) en mettant Julie Sylvestre (julie.sylvestre@univ-lyon3.fr) et la direction de l’IETT (direction.iett@univ-lyon3.fr) en copie.

2/ Le service des conventions traite le dossier et revient vers vous en cas de problème. En l’absence de retour de leur part, ne pas hésiter à les relancer au bout de quelques semaines pour vérifier l’état d’avancement du dossier.

3/ Le service des conventions vous retourne la convention définitive pour signature par les deux parties (éditeur et université).
 

Étape 2 B : Création d’un fournisseur


1/ En parallèle de la mise en place de la convention, voir avec Julie Sylvestre (julie.sylvestre@univ-lyon3.fr) si l’éditeur est déjà enregistré dans la base SIFAC (où tout éditeur doit être enregistré pour pouvoir être payé). S’il n’y est pas, 2 cas de figure :

a/ L’éditeur est un éditeur français : récupérer la fiche « Création ou modification d’un fournisseur extérieur – personne morale » auprès de Julie Sylvestre et la faire remplir par l’éditeur. Une fois la fiche remplie, la renvoyer à Julie accompagnée du RIB de l’éditeur et du devis détaillé.

b/ L’éditeur est un éditeur étranger : récupérer la fiche « Création ou modification d’un fournisseur extérieur – personne morale » et la fiche « Attestation pour virement bancaire à l’international » auprès de Julie Sylvestre et faire remplir les deux par l’éditeur. Une fois ces deux documents remplis, les renvoyer à Julie avec le devis détaillé.


2/ Julie transfère les documents au service Dépenses.
 

Étape 3 : Bon de commande et facturation


Lorsque le projet de publication se concrétise, c’est-à-dire que le manuscrit définitif a été envoyé, expertisé et accepté par l’éditeur et est prêt à être converti en épreuves :

1/ Écrire à la cellule édition (edition.iett@univ-lyon3.fr), avec la direction en copie (direction.iett@univ-lyon3.fr), pour l’informer que la publication va avoir lieu, en rappelant la date de votre demande initiale, le titre de l’ouvrage, l’éditeur et le montant de la subvention accordée. Si l’éditeur est en mesure de vous donner une date prévisionnelle pour la parution de l’ouvrage (p. ex. « printemps 2026 »), merci de l’inclure dans le message.

2/ La cellule édition vérifie la demande puis la transfère à la cellule budget, qui la gère à son tour ; en cas de validation, elle en informe la personne ayant émis la demande.

3/ Une fois que l’ouvrage est sur le point de paraître, contacter Julie Sylvestre (julie.sylvestre@univ-lyon3.fr) pour qu’elle saisisse le bon de commande. Une fois cela fait, elle en informe la personne ayant déposé la demande d’aide, laquelle informe à son tour l’éditeur. S’il est français, il peut déposer sa facture sur Chorus Pro. Pour les maisons d’édition étrangères, il n’y a pas de dépôt sur Chorus Pro : les pièces sont directement transmises par Julie Sylvestre à la comptabilité.

IMPORTANT : le versement effectif de l’aide à l’éditeur ne se fait en général qu’une fois l’ouvrage paru et les exemplaires témoins parvenus à l’université.


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Comment établir un ordre de mission (membres de l'IETT) ?


Il est impératif d’obtenir un ordre de mission (ODM) avant de partir, qu’il s’agisse d’un ODM avec ou sans frais.
Pour les missions en France, la demande est à faire 15 jours à l’avance minimum. Pour les missions à l’étranger, la demande est à faire 1 mois à l’avance minimum.
 

Avant la mission


1/ POUR TOUTE MISSION, adresser par mail la fiche "Demande de mission" dûment complétée à la cellule BUDGET et à Julie Sylvestre. Utilisez les adresses suivantes : budget.iett@univ-lyon3.fr, julie.sylvestre@univ-lyon3.fr
► La fiche "Demande de mission" est à télécharger sur le site de l'IETT sur la page "Ressources" (https://iett.univ-lyon3.fr/ressources)

2/ Une fois le feu vert de la cellule Budget obtenu, s’il s’agit de votre premier déplacement, sollicitez auprès de Julie Sylvestre le formulaire Créacompte SIFAC, à compléter en joignant les pièces demandées, carte vitale, RIB par mail.

3/ IMPORTANT : Pour toutes les missions à l’étranger sans exception, il convient de compléter le "Formulaire FSD" et de le transmettre à Stéphane Manceau (stephane.manceau@univ-lyon3.fr). Attention : cette étape peut prendre plusieurs semaines, voire mois !
► Le "Formulaire FSD" est à télécharger sur le site de l'IETT sur la page "Ressources" (https://iett.univ-lyon3.fr/ressources)

4/ Le missionnaire part après avoir récupéré une copie de son Ordre de Mission SIFAC signé par sa hiérarchie (le Président de l’université), pour être couvert juridiquement en cas de problème.
 

Après la mission


Il est indispensable d’avoir conservé toutes les factures de dépenses autorisées dans l’ordre de mission :
  1. tickets originaux de transport en commun : e-billets*, cartes d’embarquement*, factures acquittées d’hôtel et du transport
  2. facture de taxi
  3. facture d’inscription au colloque, le cas échéant.
Attention : tout justificatif doit comporter le prix des prestations et la mention "acquitté(e)".

1/ Adresser tous les originaux à Julie Sylvestre

2/ Au moment du retour de l’état liquidatif (pour obtenir votre remboursement) : vérifier les montants figurant sur l’état liquidatif auprès de Julie Sylvestre le signer et le lui renvoyer. Il est possible de donner son accord de validation par mail.
 

Montants et modalités de remboursement


Barèmes de remboursement par l’IETT

Dans la limite du budget alloué au centre et après avoir obtenu un ordre de mission avec frais, il sera procédé à un remboursement des frais de mission par membre et par année universitaire à hauteur de :

Membres titulaires
  • Forfait France 400 € : transport ferroviaire sans logement
  • Forfait France 600 € : transport en France et une nuitée 
  • Forfait Europe et pays méditerranéens 800 € : transport aérien et logement
  • *Bonification écologique Europe : transport ferroviaire et logement : +75 €
  • Forfait Asie, Amériques 1000 € : transport aérien et logement

Doctorant·es (les montants alloués sont complétés par l’école doctorale ED 3LA)
  • Forfait France 150 € : transport ferroviaire sans logement
  • Forfait Europe et pays méditerranéens 200 € : transport aérien et logement
  • Forfait Asie, Amériques 300 € : transport aérien et logement

Pour tout renseignement concernant les possibilités et modalités de prise en charge (transport, hébergement), contacter Julie Sylvestre.
Pour les membres ayant déjà effectué un déplacement en France, un second remboursement est possible, si le budget le permet, sous réserve d’en faire la demande à la direction et à la cellule budget dans des délais raisonnables. 

Le remboursement se fera dans les meilleurs délais et vous sera notifié par mail. Toutefois les délais peuvent être conséquents, pour des raisons administratives. Si vous n’avez pas reçu de remboursement sous 3 mois, il convient de recontacter Julie Sylvestre qui donnera les précisions sur l’avancement du dossier en consultant le logiciel comptable SIFAC (état, date de paiement).
 

Transports

 
Deux solutions sont possibles pour les transports :
  • prendre soi-même ses billets puis demander un remboursement.
  • passer par le marché pour une réservation qui sera prise en charge directement uniquement pour les cas particuliers discutés au préalable avec la direction.
Afin d’être en cohérence avec l’éthique de l’IETT, nous invitons les membres à privilégier les déplacements en France et en Europe en train. 

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Comment établir un ordre de mission (participants hors Lyon 3) ?


Avant la mission


1/ FAIRE UNE DEMANDE PRÉALABLE À LA DIRECTION PAR MAIL (direction.iett@univ-lyon3.fr) en indiquant le motif de la mission, les dates et le moyen de locomotion.

2/ Une fois la demande validée par la direction, s’adresser à Julie Sylvestre :
  • pour obtenir un formulaire de demande de voyage (pré-ordre de mission), à lui renvoyer complété par mail (en précisant les détails concernant la mission : prise en charge de l’organisateur concernant l’hébergement, les repas et transport). 
  • pour obtenir les documents nécessaires à la création du dossier dans SIFAC (formulaire Créacompte + formulaire d’attestation bancaire à remplir et à signer par le missionnaire s’il réside à l’étranger). 
  • Le responsable scientifique qui invite le participant hors Lyon 3 doit transmettre à ce dernier les formulaires Créacompte et de pré-ordre de mission ; il doit lui demander une copie de sa carte vitale et un RIB s’il réside en France, le formulaire d’attestation bancaire complété s’il réside à l’étranger. 
  • Le dossier dûment rempli et complété avec les pièces demandées doit être retourné par mail à Julie Sylvestre un mois avant la mission. 
 

Montants et modalités de remboursement


Le montant de remboursement est validé par la direction de l’IETT en fonction du budget alloué.

Sont possibles les prises en charge suivantes : 
  • Prise en charge du logement (forfait réglementaire) et du transport au tarif préférentiel.
  • Prise en charge de l’hébergement par le biais de notre marché voyages - uniquement pour les cas particuliers discutés au préalable avec la direction.
  • Prise en charge des frais de transport par le biais de notre marché voyages - uniquement pour les cas particuliers discutés au préalable avec la direction.

Le remboursement du participant hors Lyon 3 se fait dans les 2 mois qui suivent la manifestation scientifique, sur présentation des titres de transport, des cartes d’embarquement, des factures acquittées.

Il est impératif de signaler à nos invités qu’il est indispensable de conserver toutes les factures de dépenses autorisées, sans quoi aucun remboursement ne sera possible.
 
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Comment communiquer et diffuser des informations ?

 

Site, réseaux sociaux, carnet de recherches de l’IETT


Pour diffuser sur le site internet, les réseaux sociaux, le carnet Hypothèses de l’IETT des informations concernant la recherche (publication d’un ouvrage, appel à communication, annonce manifestation scientifique etc.) : contacter par mail Julie Sylvestre (julie.sylvestre@univ-lyon3.fr) et la cellule Communication (communication.iett@univ-lyon3.fr) le plus tôt possible :
Pour traduire en anglais des informations à diffuser sur ces mêmes supports, joindre aux destinataires nathalie.mandon@univ-lyon3.fr pour lui en adresser la demande.

NB : pour les manifestations scientifiques, l’information peut être diffusée très en amont, même lorsque les supports de communication (affiches etc.) ne sont pas encore prêts. 
 

Utiliser le logo de l’IETT


Pour toute utilisation du logo de l’IETT, une demande d’autorisation est requise, à adresser à Direction (direction.iett@univ-lyon3.fr) qu’il s’agisse d’une manifestation financée ou non par l’IETT.
Il convient de respecter l’intégrité graphique du logo : le logo ne doit pas être étiré en largeur ou en hauteur, ni être utilisé avec un encadré autour.
De même, dans le respect de la charte graphique de l’université, le logo de l’université ne doit pas être étiré en largeur ou en hauteur, ni être utilisé avec un encadré autour.


Signature


Pour toute participation à une manifestation scientifique comme pour toute publication, veillez à mentionner votre affiliation à l’IETT. 
 

HAL


Le portail HAL-Lyon 3 permet de déposer en ligne vos publications scientifiques, qu’il s’agisse d’articles et autres publications ou de communications (notices, avec ou sans résumé ; textes). En déposant vos notices, veillez à bien renseigner votre affiliation à l’IETT.
Informations générales : https://bu.univ-lyon3.fr/deposer-dans-hal

Tutoriel de dépôt sur le portail HAL Lyon 3 :
Guide de saisie Portail HAL-Lyon 3
 

Fiche annuaire


La fiche annuaire est une fiche modélisée permettant de présenter chaque membre du personnel de l’université. Vous pouvez enrichir votre fiche depuis l’intranet, en ajoutant des informations concernant vos recherches, un CV, une photographie (la même fiche, multi-publiée, apparait sur le site de l’IETT et sur celui de la Faculté des langues).

Mode d’emploi : 
https://intranet.univ-lyon3.fr/modification-de-votre-fiche-annuaire

Afin de faciliter le repérage de vos domaines de recherche, vous pouvez également sélectionner un ensemble de tags sur votre fiche Annuaire :
https://intranet.univ-lyon3.fr/valorisez-votre-recherche-avec-les-tags

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